Organisasi dan Lingkungannya

Organisasi sebagai suatu sitem terbuka akan selalu berhubungan dengan lingkungannya, dan organisasi harus dapat menyesuaikan dengan keadaan lingkungan untuk tetap hidup.

Lingkungan organisasi dapat dibedakan menjadi dua bagian :

1. Berpengaruh langsung (lingkungan eksternal mikro), terdiri dari; para pesaing (competitors), pemasok / penyedia (suppliers), pelanggan (customers), lembaga-lembaga keuangan (financial intitutions), pasar tenaga kerja (labour supply), dan perwakilan-perwakilan pemerintah (government councils),
2. Berpengaruh tidak langsung (lingkungan eksternal makro), mencakup; teknologi (technology), ekonomi (economy), politik (politic) dan sosial (social), yang mempengaruhi iklim dimana organisasi beroperasi dan mempunyai potensi menjadi kekuatan-kekuatan sebagai lingkungan eksternal mikro.

 a.  Lingkungan Eksternal Mikro

 

       Lingkungan eksternal mikro penting diperhatikan, walaupun tingkat pengaruhnya berbeda.

1)      Para pesaing ; lingkungan persaingan perusahaan tercermin dari tipe, jumlah dan norma-norma perilaku organisasi-organisasi pesaing. Dengan pemahaman akan lingkungan persaingan yang dihadapi, organisasi dapat mengetahui posisi persaingannya, sehingga lebih mampu mengoptimalkan operasi-operasinya. Misalnya; untuk meningkatkan bagian pasarnya (market share), dimana produk dan harga sama dengan pesaing, perusahaan harus menciptakan perbedaan-perbedaan (differences), dalam pembungkusan (packaging), pelayanan (services), atau promosi (promotion). Pemahaman arena, sifat persaingan (competitors), serta kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) para pesaing, memungkinkan perusahaan dapat mempergunakan kekuatan bersaingnya lebih efektif dan efisien.

 

2)      Pelanggan ; strategi, kebijakan dan taktik-taktik pemasaran perusahaan sangat tergantung situasi pasar dan pelanggan. Biasanya manajer pemasaran menganalisa profil pelanggan sekarang dan potensial serta kondisi pasar dan mengarahkan kegiatan-kegiatan pemasaran perusahaan berdasarkan hasil analisa tersebut.

 

3)      Pasar tenaga kerja ; organisasi memerlukan sejumlah karyawan (personalia) dengan bermacam-macam ketrampilan, kemampuan dan pengalaman, sehingga perlu menggunakan banyak saluran untuk menarik dan mendapatkan karyawan-karyawan tersebut. Ada tiga factor yang paling berpengaruh terhadap pemenuhan kebutuhan karyawan perusahaan, yaitu ;

(a)         Reputasi perusahaan di mata angkatan kerja,

(b)         Tingkat pertumbuhan angkatan kerja,

(c)         Tersedianya tenaga kerja sesuai kebutuhan.

 

4)      Lembaga-lembaga keuangan ; organisasi tergantung pada bermacam-macam lembaga keuangan, seperti perbankan, perusahaan asuransi, termasuk pasar modal, untuk menjaga dan memperluas kegiatan-kegiatannya, jangka pendek untuk membiayai opearasionalnya, jangka panjang untuk membangun fasilitas baru   dan membeli peralatan baru (investasi). 

 

5)      Para pemasok; setiap organisasi sangat tergantung pada sumber-sumber dari sumberdaya-sumberdayanya untuk memenuhi kebutuhan bahan baku (mentah), bahan pembantu, pelayanan, energi dan peralatan, yang digunakan untuk berproduksi.

 

6)      Perwakilan-perwakilan pemerintah ; hubungan organisasi dengan perwakilan-perwakilan pemerintah berkembang semakin kompleks. Mereka biasanya menetapkan peraturan-peraturan yang harus dipatuhi organisasi dalam operasinya, prosedur prosedur perijinan, dan pembatasan-pembatasan lainnya untuk melindungi masyarakat.

b. Lingkungan Eksternal Makro

Lingkungan eksternal makro mempengaruhi organisasi dengan dua cara :

 

1)  Kekuatan-kekuatan di luar tersebut mempengaruhi organisasi secara langsung atau tidak langsung melalui satu atau lebih unsur-unsur lingkungan eksternal mikro.

2) Unsur-unsur lingkungan makro menciptakan iklim, misalnya teknologi tinggi, keadaan perekonomian cerah atau lesu dan perubahan-perubahan sosial, dimana organisasi ada dan harus memberikan tanggapan.

Lingkungan eksternal makro meliputi :

 

1)      Perkembangan teknologi : dalam setiap masyarakat atau industri, tingkat kemajuan teknologi memainkan peranan berarti pada penentuan produk dan jasa yang akan diproduksi, peralatan yang akan digunakan, dan cara bermacam-macam operasi akan dikelola. Inovasi teknologi dapat juga menimbulkan persaingan baru dalam industri-industri yang berbeda, misalnya;  pengembangan produksi jam digital elektronik telah menimbulkan persaingan baru bagi perusahaan-perusahan jam mekanik tradisional, kemajuan industri mesin foto kopi menimbulkan kesukaran-kesukaran bagi perusahaan kertas karbon.

 

2)      Variabel-variabel Ekonomi : para manajer akan selalu terlibat dengan masalah-masalah biaya sumber daya-sumber daya yang dibutuhkan organisasi, yang selalu berubah-ubah karena pengaruh faktor-faktor ekonomi, seperti ; kecenderungan inflasi dan deflasi harga barang-barang dan jasa-jasa, kebijakan moneter, devaluasi atau revaluasi, tingkat bunga, kebijakan fiskal, keseimbangan neraca pembayaran,harga yang ditetapkan oleh para pesaing dan pemasok.

 

3)      Lingkungan sosial budaya : merupakan pedoman hidup yang menentukan bagaimana hampir serluruh organisasi dan manajer akan beroperasi. Lingkungan ini mencakup ;  agama dan kepercayaan,  nilai-nilai,  sikap, pandangan dan pola kehidupan yang dibentuk oleh tradisi, pendidikan, kelompok ethnis, ekologi, demografis,geografis.

 

4)      Variabel-variabel Politik dan Hukum : dalam suatu periode tertentu akan menentukan operasi perusahaan. Manajer tidak mungkin mengabaikan iklim politik, peraturan-peraturan pemerintah maupun konsekuensi-konsekuensi atau dampaknya terhadap pemerintah dalam pembuatan keputusan, contohnya, kebijakan-kebijakan pemerintah dalam bidang ; perdagangan, undang-undang perpajakan, upah minimum, undang-undang hak patent, undang-undang perlindungan konsumen, pemasok dan pesaing.

 

5)      Dimensi Internasional : komponen internasional dalam lingkungan eksternal juga menyajikan kesempatan-kesempatan dan tantangan-tantangan, serta mempunyai potensi menjadi factor yang berpengaruh langsung pada operasi perusahaan. Kekuatan-kekuatan internasional ini berpengaruh melalui ; perkembangan politik dunia, ketergantungan ekonomi, penularan nilai-nilai dan sikap hidup, serta transfer teknologi.

 

              Organisasi  harus selalu memperhatikan pihak - pihak yang mempengaruhi organisasi, baik secara langsung maupun secara tidak langsung. pihak - pihak yang mempengaruhi organisasi secara langsung disebut specific environment, yang terdiri dari lingkungan langsung eksternal seperti konsumen supplier dan lingkungan langsung internal seperti karyawan. Pihak - pihak yang mempengaruhi organisasi secara tidak langsung disebut sebagai general environment, yang harus tetap di perhitungkan oleh organisasi.

Sumber: Wiludjeng Sp, Sri

 

 
 

Read More

Manajemen dan Manajer

A. PENGERTIAN

Manajemen berasal dari kata “to manage” yang berarti mengatur (mengelola) Manajemen adalah Usaha untuk mencapai tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain Manajemen : Ilmu dan Seni dalam proses Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan dan Pengendalian dalam mengelola sumber daya yang terbatas secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan.

Manajemen adalah proses melaksanakan fungsi-fungsi manajemen dan pengalokasian sumber-sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan Manajer : Orang yang melaksanakan fungsi manajemen.

"Manajer adalah orang yang melaksanakan fungsi-fungsi manajemen tersebut"

Menurut Mary Parker Follet: “Manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain” Menurut Stoner: “Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya-sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan”. 

Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar. Perhitungan rasio antara keluaran (output) dengan masukan (input). Seorang manajer efisien adalah seorang yang mencapai keluaran (output) yang lebih tinggi (Hasil, produktivitas, performance) dibanding dengan masukan (hasil kerja, bahan, uang, mesin dan waktu) yang digunakan.

Efektivitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang telah ditetapkan. Seorang manajer efektif dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metoda (cara) yang tepat untuk mencapai tujuan. 

B. TINGKATAN LEVEL MANAJER 

Berdasarkan Tingkatannya :

1.Manajer Lini pertama (First line managers or lower managers). Adalah tingkatan manajemen yang paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Para manajer ini sering disebut dengan kepala atau pimpinan, mandor, dan penyelia (supervisor). 

2.Manajer Menengah (Middle managers). Para manajer ini membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya dan kadang-kadang juga karyawan operasional. Sebutan lain bagi manajer ini adalah manajer departemen, kepala pengawas, dan sebagainya. 

3.Manajer Puncak (Top managers). Manajer yang bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Sebutan khasnya adalah direktur, presiden, kepala divisi, wakil presiden senior, dan sebagainya

Berdasarkan kegiatan-kegiatan organisasi: 

-Manajer umum (bertanggungjawab atas keseluruhan kegiatan organisasi).

-Manajer fungsional (bertanggungjawab hanya atas satu kegiatan organisasi seperti produksi, pemasaran, keuangan, kepegawaian, dll).  

FUNGSI UTAMA MANAJER 

*Manajemen administratif lebih berurusan dengan penetapan tujuan dan kemudian perencanaan, penyusunan kepegawaian, dan pengawasan kegiatan-kegiatan yang terkoordinasi untuk mencapai tujuan. 

*Manajemen operatif lebih mencakup kegiatan memotivasi, supervisi, dan komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka mencapai hasil-hasil secara efektif. 

C.FUNGSI MANAJEMEN 

-Perencanaan (planning) : meliputi pemilihan misi dan tujuan organisasi serta cara terbaik untuk mencapainya. 

-Pengorganisasian (organizing) : proses membagi pekerjaan, mengalokasikan sumber daya, dan pengaturan serta koordinasi aktivitas anggota organisasi untuk melaksanakan rencana. 

-Penggerakan (actuating) : mempengaruhi anggota organisasi agar mereka memberikan konstribusi terhadap tujuan kelompok dan organisasi. 

-Pengendalian (controlling) : pengukuran dan pengkoreksian kerja individu dan organisasi. 

Role (Peran) Of Manager Interpersonal role Berkomunikasi dan berhubungan dengan seluruh anggota organisasi. Informational role Menyampaikan informasi Decision making role Manajer akan dihadapkan pada aktivitas untuk mencapai tujuan, untuk mencapai tujuan tersebut maka diperlukan hal-hal yang perlu diambil, manajer harus memutuskan hal mana yang harus dilakukan atau tidak dilakukan.

Read More